Cyfryzacja krakowskich jednostek oświatowych

Szybki obieg dokumentów, przejrzystość procesów, bezpieczeństwo danych, sprawnie działająca instytucja – to dziś wyznaczniki nowoczesnego zarządzania, a zarazem  korzyści możliwe do uzyskania dzięki transformacji cyfrowej. W tym kierunku podąża również krakowska oświata samorządowa, stawiając m.in. na takie rozwiązania technologiczne jak elektroniczny system EZD.

Technologia w służbie edukacji

W miejskich jednostkach oświatowych, w tym szkołach i przedszkolach, rusza wdrażanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów EZD RP. Bezpłatny system teleinformatyczny służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej to projekt realizowany przez NASK (Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy) we współpracy z wojewodą podlaskim.

Urząd Miasta Krakowa współpracuje z NASK nieprzerwanie od 2021 roku. Celem jest wdrożenie systemu EZD RP w tzw. formule kaskadowej, w łącznie 332 miejskich jednostkach organizacyjnych, z czego 95 proc. to samorządowe jednostki oświatowe.

System informatyczny pozwala na kompleksową obsługę wszelkiego rodzaju spraw w postaci czysto elektronicznej, a jednocześnie tam, gdzie jest to konieczne, by zapewnić pełną zgodność z obowiązującym prawem, wspiera obsługę dokumentacji w formie papierowej.

– To narzędzie, dzięki któremu dyrektorzy, nauczyciele i pracownicy administracyjni zyskają więcej czasu na faktyczną pracę z dziećmi i młodzieżą czy na projektowanie i planowanie działań, ponieważ nie będą go już potrzebowali na często żmudną, papierkową robotę. Cyfrowa rewolucja w krakowskich szkołach i przedszkolach oznacza szybszą i wygodniejszą obsługę mieszkańców, lepszą organizację pracy i więcej czasu na realizację misji edukacyjnej – podkreśla zastępczyni prezydenta Krakowa Maria Klaman.

Urząd Miasta Krakowa, jako partner wiodący, koordynuje działania i zapewnia wsparcie wspólnie z NASK – zarówno organizacyjne, jak i techniczne. Obejmuje ono nie tylko pomoc przy konfiguracji systemu, ale również organizację szkoleń administracyjnych i merytorycznych oraz pełne wsparcie w zakresie obsługi serwisowej. Miejskie jednostki organizacyjne, szkoły i przedszkola otrzymują bezpłatny dostęp do bezpiecznej chmury EZD RP w modelu SaaS (Software as a Service) – gotowej infrastruktury sprzętowej i programowej zbudowanej w ramach projektu unijnego.

W ramach przygotowań do wdrożenia systemu w Urzędzie Miasta Krakowa powstał zespół wdrożeniowy odpowiedzialny za aktywne uczestnictwo w procesie implementacji ze wsparciem NASK. Wdrożenie systemu będzie efektem ścisłej współpracy między magistrackimi komórkami (Wydział Organizacji i Nadzoru, Centrum Obsługi Informatycznej oraz Wydział Edukacji i Projektów Edukacyjnych), a cały proces opiera się na przejrzystości działań, zaangażowaniu ekspertów merytorycznych i wsparciu liderskim.

Cyfrowo – czyli sprawniej, bezpieczniej i oszczędniej

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów klasy EZD przynosi miastu szereg istotnych korzyści. Możliwość korzystania z chmury SaaS EZD RP generuje oszczędności, podnosi bezpieczeństwo danych oraz eliminuje konieczność inwestowania w serwery i infrastrukturę IT. Wsparcie ekspertów NASK gwarantuje profesjonalną pomoc techniczną i merytoryczną, a także dostęp do szkoleń i usług doradczych. Dodatkowo system jest własnością Skarbu Państwa, tak więc aktualizacje i dostosowania do nowych przepisów realizowane są bez dodatkowych kosztów. Rozwiązanie to pozwala na pełne przejście na elektroniczny tryb prowadzenia spraw. To koniec stosów papieru – dokumenty będą łatwo dostępne, a obieg informacji znacznie przyspieszy. Kolejnym atutem jest elastyczność w dostosowywaniu systemu do specyfiki danej jednostki oraz większa kontrola i przejrzystość działań urzędowych. Dzięki dostępowi do bazy wiedzy i projektów realizowanych we współpracy z innymi jednostkami samorządu terytorialnego oraz Ministerstwem Cyfryzacji możliwe jest uczestnictwo w inicjatywach i grupach roboczych związanych z wdrażaniem darmowych narzędzi przygotowywanych przez resort. Wdrożenie systemu przyniesie także wymierne oszczędności poprzez rezygnację z kosztownych komercyjnych rozwiązań informatycznych do zarządzania dokumentacją.

Co niezwykle istotne, wdrażany system jest nie tylko zgodny z obowiązującymi przepisami, ale również dostosowywany do nadchodzących zmian prawnych, takich jak obowiązkowe e-doręczenia (PURDE oraz PUH) czy Krajowy System e-Faktur (KSeF).

– Wykorzystanie systemu klasy EZD w administracji Krakowa nie tylko wpisuje się w założenia szeroko pojętej cyfryzacji państwa, również na poziomie gminnym, ale przede wszystkim usprawnia obieg korespondencji między jednostkami miejskimi, w tym oświatowymi, Urzędem Miasta Krakowa, innymi podmiotami publicznymi oraz klientami tych jednostek, znacząco zwiększając efektywność ich pracy – zaznacza dyrektor Departamentu Edukacji UMK Jacek Drabik.

Kolejny krok w procesie

Podsumowując, nowy system usprawni codzienną pracę, wprowadzi przejrzystość procesów, ograniczy wydatki na papier, archiwizację i wysyłkę korespondencji. EZD RP jest już z sukcesem stosowany w innych miastach i urzędach administracji publicznej, co potwierdza jego skuteczność i użyteczność. Zgodnie z harmonogramem uruchomienie produkcyjne systemu EZD RP w jednostkach planowane jest do czerwca 2026 roku.

Warto przypomnieć, że transformacja cyfrowa krakowskiej edukacji rozpoczęła się już wcześniej dzięki wdrożeniu m.in. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą (ZSZO), który działa płynnie i usprawnia codzienną pracę szkół oraz przedszkoli. Dzięki niemu dyrektorzy i pracownicy administracyjni zyskali dostęp do nowoczesnych narzędzi planowania, organizacji i obsługi procesów oświatowych.

Implementacja EZD RP jest naturalnym kolejnym krokiem na tej cyfrowej ścieżce. W Krakowie cyfryzacja w sektorze edukacji to nie odległa wizja, lecz teraźniejszość, w której tradycyjne segregatory ustępują miejsca nowoczesnym, ekologicznym rozwiązaniom.