Jak zorganizować zrównoważone spotkanie w Krakowie? Zapoznaj się z praktycznym poradnikiem

Planujesz organizację konferencji, koncertu, imprezy sportowej albo innego wydarzenia w Krakowie? Sięgnij po nasz poradnik dla organizatorów i dowiedz się, jak zorganizować swoje wydarzenie, aby maksymalnie ograniczyć jego negatywny wpływ na środowisko i klimat oraz wykorzystać możliwości, jakie oferuje Kraków.

Zacznij od dobrego planu. Ustal cele zrównoważonego rozwoju dla swojego wydarzenia

• Odpowiedz sobie na pytanie, jakie aspekty zrównoważenia są dla Ciebie priorytetowe – redukcja emisji CO₂, ograniczenie odpadów, edukacja uczestników czy promowanie lokalności?
• Wyznacz mierzalne cele, np. „100% materiałów informacyjnych w wersji cyfrowej” czy „brak plastiku jednorazowego użytku”.
• Podziel się wnioskami z zespołem.
• Informuj uczestników o swoich działaniach a przed wydarzeniem przypomnij im o proekologicznych rozwiązaniach, które łatwo wdrożyć. np. fakt, że miasto jest kompaktowe, a odległości wygodne do przebycia pieszo lub komunikacją zbiorową.

Wybierz odpowiednie miejsce wydarzenia

• Wybieraj obiekty w miejscach dobrze skomunikowanych z centrum i lotniskiem, co ułatwi dojazd komunikacją miejską. Zapytaj, czy w pobliżu jest wypożyczalnia rowerów i stojaki rowerowe.
• Upewnij się, że obiekty są przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami i ograniczonymi możliwościami poruszania. Zweryfikuj możliwości wejścia dla osób z ograniczoną mobilnością, umiejscowienie i działanie wind.
• Preferuj budynki nowo wybudowane lub modernizowane. Sprawdź ekologiczne udogodnienia (np. LED-owe oświetlenie zasilanie energią odnawialną, zbiornik na deszczówkę, energooszczędne systemy ogrzewania i chłodzenia). Zwróć uwagę, czy obiekt ma certyfikaty ekologiczne.
• W Krakowie wiele hoteli wdraża zielone rozwiązania – aktualizowaną na bieżąco listę znajdziesz na stronie internetowej convention.krakow.pl.
• Sprawdź, czy obiekt ma system recyklingu odpadów, promuje używanie naczyń i sztućców wielokrotnego użytku, redukuje użycie plastiku i druk materiałów, współpracuje z bankiem żywności i lokalnymi dostawcami.

Zwróć uwagę na noclegi

• Przy wyborze i rekomendowaniu obiektów noclegowych zwracaj uwagę na ich standardy środowiskowe, politykę ekologiczną, posiadane certyfikaty, rezygnację z plastików jednorazowego użytku i niskoemisyjność budynku. Warto także zapytać o raportowanie ESG.
• Promuj obiekty znajdujące się blisko miejsca wydarzenia, aby zminimalizować konieczność dojazdów.
• Gdy to możliwe, promuj alternatywne rozwiązania noclegowe, takie jak np. akademiki uniwersyteckie lub ułatwiaj dzielenie noclegów między uczestnikami.

Wybierz niskoemisyjny transport

• Promuj niskoemisyjne środki transportu: przy informowaniu o dojeździe do Krakowa, uwzględnij naziemny transport zbiorowy (kolej, autobusy). Podawaj przykładowe informacje o szybkich połączeniach kolejowych z innych miast Europy i związanych z nimi korzyściach środowiskowych.
• Zachęcaj uczestników do korzystania z transportu publicznego, infrastruktury rowerowej, a także przemieszczania się pieszo. Informuj o szybkim pociągu łączącym krakowskie lotnisko z Dworcem Głównym, który znajduje się w samym centrum miasta oraz kursującym z lotniska autobusie miejskim.
• Kraków to miasto idealne do przemieszczania się pieszo – rozważ tę opcję w miejsce transferów na wydarzenia wieczorne. Spacer z obiektu konferencyjnego do miejsca uroczystej gali czy kolacji jest neutralny klimatycznie, a czas na niego przeznaczony możesz wykorzystać na przybliżenie historii miasta, w czym pomogą lokalni przewodnicy.
• Pamiętaj, że w Krakowie organizatorzy konferencji, kongresów, wydarzeń kulturalnych i sportowych mogą skorzystać ze specjalnych stawek na przejazdy komunikacją miejską. Na mocy uchwały z 2014 roku Rada Miasta Krakowa wprowadziła możliwość zakupu tzw. „biletu konferencyjnego” - uprawnień do przejazdów środkami Komunikacji Miejskiej po preferencyjnych stawkach. Dla przykładu, dla konferencji trwającej cztery dni, w której uczestniczy 2000 osób opłata za przejazdy komunikacją miejską podczas całego wydarzenia wynosi około 9 zł od osoby.
• Aby zachęcić do korzystania z komunikacji miejskiej Kraków Convention Bureau może zapewnić bilet konferencyjny podczas twojego wydarzenia. Żeby poznać szczegóły napisz na adres e-mail: convention@um.krakow.pl.
• Zaproponuj możliwości offsetowania negatywnego wpływu transportu na klimat, np. poprzez wsparcie lokalnych organizacji środowiskowych lub oferowanie obniżonej opłaty dla osób podróżujących ekologicznie.

Ogranicz marnowanie żywności

• Kluczowe przy tym jest racjonalne planowanie posiłków i dostosowanie ich ilości do realnej liczby uczestników.
• Sposób serwowania posiłków również ma znaczenie – warto rozważyć porcjowanie posiłków tak, by na uczestnika przypadała jedna porcja, a ewentualna „dokładka” była na życzenie.
• Dystrybuuj nadwyżki; zaplanuj, co zrobić z niewykorzystanym jedzeniem, np. udostępniając je pracownikom, studentom, wolontariuszom lub umożliwiając uczestnikom zabranie na wynos.
• Poinformuj uczestników, że pozostałe jedzenie będą mogli zabrać do domu, zachęć do przyniesienia swoich pudełek wielokrotnego użytku.
• Promuj posiłki wegetariańskie i wegańskie, np. ustawiając je jako opcję domyślną w formularzu rejestracyjnym. Wybór posiłku mięsnego jest wtedy oferowany na życzenie. Jeśli czujesz, że na takie rozwiązanie za wcześnie, pamiętaj, że co najmniej 50 proc. serwowanych posiłków powinno być wegetariańskich lub wegańskich.
• Lokalne i sezonowe produkty: korzystaj z cateringu opartego na lokalnej, sezonowej żywności. co umożliwi uczestnikom zapoznanie się z produktami typowymi dla Krakowa i Małopolski. Warto wspierać lokalne spółdzielnie czy inicjatywy społeczne. Pamiętaj, aby odpowiednio podpisać lokalne produkty, jaka jest ich tradycja i skąd pochodzą. Dodatkowo, wybierając lokalnych dostawców ograniczysz transport. Wybierając opcje wegetariańskie i sezonowe – generujesz mniejszy ślad węglowy.
• Unikaj jednorazowych opakowań: serwuj żywność i napoje bez użycia plastikowych opakowań jednokrotnego użytku. Używaj naczyń i sztućców wielorazowych, a w przypadku jednorazowych, wybieraj biodegradowalne. Zwróć uwagę na detale – wiele produktów można zakupić w większym opakowaniu np. masło w kostce, dżemy, cukier i podać w elegancki i kreatywny sposób, uciekając od jednorazowych opakowań.
• Zapewnij dostęp do darmowej wody pitnej z kranu, informując o jej wysokiej jakości w Krakowie. Warto wskazać też lokalizację dystrybutorów wody i udostępnić wodę w naczyniach wielorazowych.

Gospodarowanie odpadami

• Minimalizuj powstawanie odpadów. Świadomie i odpowiedzialnie planuj zużycie materiałów,ograniczając je do niezbędnego minimum. Wprowadź zasadę 4R: Refuse (odmawiaj), Reduce (ograniczaj), Reuse (używaj ponownie), Recycle (kieruj do recyklingu).
• Przemyśl i ułatwiaj segregację. Zapewnij uczestnikom łatwy dostęp do koszy do segregacji odpadów i czytelne instrukcje, najlepiej w wielu językach, zwłaszcza dla uczestników międzynarodowych wydarzeń. Przypomnij personelowi i woluntariuszom zasady segregacji.
• Unikanie gadżetów i materiałów drukowanych. Zrezygnuj z rozdawania zbędnych materiałów promocyjnych i gadżetów niskiej jakości. Zastanów się czy nie warto zaprosić lokalnych twórców, którzy na stoisku hand-made będą sprzedawać oryginalne pamiątki z Krakowa. Zastąp papierowe programy, bilety i zaproszenia wersją elektroniczną. Jeśli to możliwe – zorganizuj wydarzenie bez papieru.
• Materiały z recyklingu i wielorazowe. Wybieraj produkty z materiałów pochodzących z recyklingu (np. torby z banerów) i wielorazowego użytku (np. identyfikatory, pojemniki na żywność). Wybierz lokalnych dostawców, by ograniczyć transport. Umożliwiaj zwrot materiałów wielorazowych po konferencji w celu ich ponownego wykorzystania.
• Kompostowanie: Jeśli możliwe, wykorzystaj potencjał do lokalnego kompostowania odpadów organicznych. Zapytaj, czy na terenie obiektu konferencyjnego prowadzony jest kompostownik.

Pobierz poradnik w formacie PDF.