Zmiana systemu to konieczność, nie kaprys miasta. Żaden z przedsiębiorców nie może sugerować działań poza aktualnie obowiązującym system prawnym

W przestrzeni publicznej pojawiają się nieprawdziwe informacje dotyczące zakończenia współpracy pomiędzy miastem Kraków a firmą Krakfin – dotychczasowym dostawcą systemu ODPN, wykorzystywanego do obsługi i rozliczania dotacji oświatowych. Dezinformacja w tej konkretnej sytuacji ta ma jeden cel: przerzucić odpowiedzialność na miasto i jednocześnie pokazując w dobrym świetle przedsiębiorcę.

Tymczasem fakty są jednoznaczne. Zmiana systemu nie jest decyzją uznaniową samorządu, lecz koniecznością wynikającą z braku współpracy po stronie dotychczasowego dostawcy. Jest to zaskakujące bo miasto było do tej pory zadowolone z współpracy z dostawcą oraz z systemu używanego do obsługi i rozliczania dotacji.

Fakt nr 1: decyzja miasta była podyktowana obowiązkiem zapewnienia ciągłości systemu

Kraków zdecydował o wdrożeniu od 1 stycznia 2026 r. systemu Dotacje VULCAN wyłącznie po to, by zapewnić ciągłość realizacji ustawowego obowiązku rozliczania dotacji oświatowych. Decyzja ta nie byłaby konieczna, gdyby firma Krakfin – wieloletni dostawca rozwiązań informatycznych dla krakowskiej oświaty samorządowej – nie odmówiła przedłużenia umowy na system aktualnie wykorzystywany przez miasto.

Przedsiębiorca odrzucił wszystkie dostępne i zgodne z prawem możliwości dalszej współpracy, które pozwoliłyby korzystać z dotychczasowego systemu. Zgodnie z obowiązującą umową miasto traci dostęp do systemu ODPN z dniem 31 grudnia 2025 r. Potrójna odmowa ze strony firmy Krakfin – przedłużenia umowy, zawarcia umowy w trybie z wolnej ręki oraz udziału w postępowaniach i konsultacjach – sprawiła, że Kraków nie miał żadnej prawnej możliwości utrzymania ani zakupu systemu ODPN po 1 stycznia 2026 r.

Fakt nr 2: prawo zamówień publicznych nie dopuszcza „drogi na skróty”

Wszystkie działania miasta zmierzające do zakupu usług muszą być prowadzone zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Każdy, kto choć trochę zajmuje się tym tematem, wie, że ustawa nie pozwala na opisanie przedmiotu zamówienia w sposób prowadzący do uprzywilejowania jednego, konkretnego dostawcy lub jednego produktu.

A do czego dzisiaj chce się celowo przekonać opinię publiczną? – że miasto nieprawidłowo określiło przedmiot zamówienia, bo wystarczyło ogłosić przetarg na gotowy produkt (taki jak np. ODPN). Otóż nie, nie ma drogi na skróty. I nie ma zgody miasta na obchodzenie przepisów, nawet jeśli od tego zależy przedłużenie współpracy z wieloletnim kontrahentem. Kraków działał i działa w granicach i na podstawie przepisów prawa. Sformułowanie przedmiotu zamówienia nie wykluczało żadnego z dostawców istniejących na rynku systemów do rozliczania dotacji.

Fakt nr 3: brak współpracy po stronie przedsiębiorcy

Po otrzymaniu od aktualnego dostawcy odmowy przedłużenia umowy na kolejny okres, 20 sierpnia 2025 r. miasto ogłosiło postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Unieważnienie przetargu, które nastąpiło 21 października 2025 r., spowodowane zostało uchylaniem się wybranego w toku przetargu wykonawcy od podpisania umowy.

Wbrew publicznym deklaracjom o tym, jak istotna jest dla niej kontynuacja 15-letniej współpracy z krakowskim samorządem, firma Krakfin nie wzięła też udziału w konsultacjach rynkowych odbywających się przed ogłoszeniem przetargu, nie zadała żadnych pytań do treści postępowania w trakcie trwania przetargu, ani finalnie nie złożyła oferty w postępowaniu przetargowym. Co więcej, po unieważnieniu przetargu, odmówiła zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki mimo zaproszenia do negocjacji.

Pytanie „kto z kim nie chce współpracować?” traci sens w konfrontacji z faktami. Raz, dwa, trzy – fakty mówią same za siebie.

Co dalej?

Miasto ma obowiązek działać zgodnie z obowiązującą legislacją i zapewnić ciągłość realizacji zadań publicznych – w tym rozliczania dotacji oświatowych od 1 stycznia 2026 r. Po unieważnieniu postępowania przetargowego oraz jednoznacznej odmowie współpracy ze strony firmy Krakfin jedynym rozwiązaniem, podyktowanym interesem placówek oświatowych i bezpieczeństwem finansowym systemu dotacji, było szybkie wdrożenie systemu Dotacje VULCAN.

System ten jest dostępny w wymaganym terminie, spełnia wymogi prawne i organizacyjne oraz zapewnia możliwość utrzymania ciągłość obsługi dotacji. Dotacje VULCAN zostaną uruchomione 1 stycznia 2026 r., a placówki oświatowe uzyskają dostęp do systemu pod koniec grudnia 2025 r. Wykonawca zapewni również dodatkowe wsparcie dla użytkowników.

Miasto Kraków od lat współpracuje z firmą Krakfin, korzystając z dostarczanych przez nią systemów informatycznych wspierających funkcjonowanie samorządowej oświaty. Kraków pozostaje otwarty na kontynuację konstruktywnej współpracy.

Wszystkich z Państwa beneficjentów otrzymujących dotacje przepraszamy za wszelkie niedogodności, z jakimi mogli się Państwo spotkać w związku z procesem wdrożenia nowego programu. Zapewniamy, że miasto pozostaje w stałym kontakcie z jego użytkownikami i udziela niezbędnego wsparcia na każdym etapie.

Jednocześnie informujemy, że podejmowane są wszelkie możliwe działania, aby system od stycznia działał sprawnie i zgodnie z założeniami. Dziękujemy za Państwa cierpliwość, wyrozumiałość oraz liczymy na dalszą dobrą współpracę.