Wypłata dotacji pod kontrolą – trwa wdrażanie nowego systemu

Z przyczyn niezależnych od miasta na początku 2026 roku nastąpiła zmiana oprogramowania służącego do wypłaty dotacji dla niesamorządowych szkół, przedszkoli i placówek. Nowy system przejął już zadania poprzedniego, ale trwa jeszcze faza wdrożeniowa, obejmująca dostosowywanie nowych rozwiązań informatycznych do indywidualnych potrzeb miasta, aby uzyskać ich maksymalną efektywność i niezawodność.

Od początku 2026 roku dotacje dla przedszkoli, szkół i placówek niesamorządowych są wypłacane z wykorzystaniem nowego oprogramowania Dotacje VULCAN. Zmiana systemu była podyktowana wyłącznie uwarunkowaniami rynkowymi. Firma Krakfin – dotychczasowy wieloletni dostawca rozwiązań informatycznych do obsługi dotacji – niespodziewanie odmówiła przedłużenia współpracy z miastem. Przedsiębiorca odrzucił wszystkie dostępne i zgodne z prawem możliwości dalszej współpracy, które pozwoliłyby korzystać miastu z dotychczasowego systemu – nie zgodził się na przedłużenie umowy ani na zawarcie umowy w trybie z wolnej ręki, odmówił też udziału w postępowaniach i konsultacjach.

To sprawiło, że Kraków nie miał żadnej prawnej możliwości utrzymania ani zakupu dotychczasowego systemu ODPN po 1 stycznia 2026 r. Dostęp do systemu ODPN wygasł 31 grudnia 2025 r. Miasto stanęło przed wyzwaniem zapewnienia ciągłości realizacji zadania publicznego, jakim jest wypłata dotacji dla niesamorządowych szkół, przedszkoli i placówek. Podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Dotacje VULCAN – dostępnego w wymaganym terminie, spełniającego wymogi prawne i organizacyjne oraz zapewniającego możliwość utrzymania ciągłości obsługi dotacji. Oprogramowanie zostało uruchomione 1 stycznia 2026 r., a placówki oświatowe uzyskały dostęp do systemu pod koniec grudnia 2025 r. Wykonawca natomiast zapewnił dodatkowe wsparcie dla użytkowników.

Zmiana oprogramowania to duże przedsięwzięcie i obecnie Kraków wspólnie z dostawcą rozwiązań informatycznych pracuje nad tym, by system działał w pełni zgodnie z oczekiwaniami i w stu procentach odpowiadał na potrzeby miasta. Korygowane są te elementy, które wymagają jeszcze dostosowania i stabilizacji, aby wyeliminować ryzyko nieprawidłowego przetwarzania danych. Na bieżąco analizowane są sygnały od użytkowników i usuwane pojawiające się błędy.

Prawo oraz ciągłość realizacji zadań muszą być priorytetem

Jeszcze raz podkreślmy: wszystkie działania miasta zmierzające do zakupu jakichkolwiek usług muszą być prowadzone zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Dlatego po otrzymaniu od poprzedniego dostawcy odmowy przedłużenia umowy na kolejny okres, 20 sierpnia 2025 r. miasto ogłosiło postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Unieważnienie przetargu, które nastąpiło 21 października 2025 r., spowodowane zostało uchylaniem się wybranego w toku przetargu wykonawcy od podpisania umowy.

Wbrew publicznym deklaracjom o tym, jak istotna jest dla niej kontynuacja 15-letniej współpracy z krakowskim samorządem, firma Krakfin nie wzięła udziału w konsultacjach rynkowych odbywających się przed ogłoszeniem przetargu, nie zadała żadnych pytań do treści postępowania w trakcie trwania przetargu, ani finalnie nie złożyła oferty w

postępowaniu przetargowym. Co więcej, po unieważnieniu przetargu, odmówiła zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki mimo zaproszenia do negocjacji.

Dziś firma zarzuca miastu nieprawidłowe opisanie przedmiotu zamówienia, twierdząc, że należało ogłosić przetarg na gotowy produkt (taki jak np. ODPN). Mija się jednak z prawem, które jest jasne: nie można formułować przedmiotu zamówienia w sposób prowadzący do uprzywilejowania jednego, konkretnego dostawcy lub jednego produktu. Dlatego nie było i nie ma zgody miasta na obchodzenie przepisów, nawet jeśli od tego zależy przedłużenie współpracy z wieloletnim kontrahentem.

Po unieważnieniu postępowania przetargowego oraz jednoznacznej odmowie współpracy ze strony firmy Krakfin jedynym rozwiązaniem, podyktowanym interesem placówek oświatowych i bezpieczeństwem finansowym systemu dotacji, było szybkie wdrożenie systemu Dotacje VULCAN.