Cyfryzacja wychodzi wszystkim na dobre, zyskuje też środowisko

Kraków jest dziś jednym z liderów cyfryzacji procesów zarządzania dokumentacją – we współpracy z NASK miasto wdrożyło model elektronicznego obiegu dokumentów w samorządowych szkołach i placówkach, łącząc je w cyfrową sieć z pozostałą częścią administracji. Zaawansowane technologicznie narzędzia usprawniają pracę miejskich jednostek oświatowych, dzięki czemu mniej czasu poświęca się na czynności administracyjne, a więcej na realizację zadań edukacyjnych, współpracę z rodzicami i wsparcie uczniów.

Zamiast niejednolitych rozwiązań – cyfrowa platforma i skoordynowany rozwój

Krakowska edukacja samorządowa to rozległa struktura składająca się z kilkuset jednostek oświatowych odpowiedzialnych za organizację kształcenia, wychowania i opieki dla mieszkańców i mieszkanek Krakowa – od przedszkoli, przez szkoły podstawowe, szkoły ponadpodstawowe, w tym specjalne, po poradnie psychologiczno-pedagogiczne, młodzieżowe domy kultury, inne placówki oświatowe.

Każda z nich, zależnie od specyfiki i zakresu zadań, wytwarza dokumentację niezbędną do realizacji procesu nauczania, procedur administracyjnych, obowiązków wynikających z przepisów prawa. Obsługuje setki spraw uczniów, nauczycieli, pracowników i rodziców. Nietrudno więc wyobrazić sobie, że gdy każda jednostka działa według własnych ram organizacyjnych, to nawet w grupie tych samych rodzajów czy typów szkół i placówek mogą obowiązywać dziesiątki różnych rozwiązań dotyczących czy to obiegu dokumentów, czy obsługi najróżniejszych spraw. Przy braku standaryzacji wiele bowiem zależy od lokalnie przyjętych, często umownych zasad, wypracowanych nawyków czy indywidualnych preferencji. A to utrudnia też komunikację między jednostkami oraz współpracę z miastem i jego komórkami odpowiedzialnymi za sprawy edukacji.

Ten stan rzeczy odchodzi już w przeszłość wraz z wdrożeniem systemu EZD RP, czyli Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, w 332 miejskich jednostkach organizacyjnych, niemalże w całości (95 proc.) należących do sektora krakowskiej samorządowej oświaty. Budowa jednolitego środowiska cyfrowego dla kilkuset szkół i placówek trwała niemal rok (od jesieni 2025 roku do obecnego lata), a liczba zaangażowanych jednostek oraz 1,6 tys. przeszkolonych użytkowników nadaje temu wdrożeniu rangę jednego z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych Krakowa. Transformacja na tak dużą skalę nie byłaby możliwa bez ścisłej współpracy miasta z NASK (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy), dysponentem systemu, i wykorzystania środków z Krajowego Planu Odbudowy, które wspierają rozwój nowoczesnych usług publicznych i elektronizację administracji. Dziś Kraków wymieniany jest wśród samorządów, które mogą pochwalić się szczególnymi postępami w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zarówno gdy chodzi o skalę tego typu działań, sprawność, z jaką zostały przeprowadzone, oraz jakość zarządzania nową infrastrukturą.

Korzyści z cyfryzacji tkwią w szczegółach i codziennych sprawach

Przejście na EZD RP to o wiele więcej niż zmiana narzędzia do obsługi dokumentów. Elektronizacja procesów otwiera drogę do reorganizacji pracy i zarządzania dokumentacją – w środowisku cyfrowym dane przetwarzane są szybciej, ich obieg jest sprawniejszy, możliwa jest automatyzacja wielu rutynowych czynności kancelaryjnych i archiwalnych, łatwiej też o dostęp do wyszukiwanych informacji oraz monitorowanie sposobu i terminowości załatwiania spraw.

– Największą wartością wdrożenia EZD RP nie jest sama technologia. Prawdziwy sens tej zmiany polega na tym, że pozwala ona szkołom poświęcać mniej czasu na administrację, a więcej ludziom. To właśnie dlatego cyfryzacja jest jednocześnie inwestycją w jakość edukacji. Kolejnym krokiem będzie zastąpienie papierowej wymiany dokumentów między jednostkami oświatowymi a Miejskim Centrum Obsługi Oświaty komunikacją elektroniczną – podkreśla Jacek Drabik, dyrektor Departamentu Edukacji Urzędu Miasta Krakowa.

Racjonalne wykorzystanie czasu i zasobów, które można przeznaczyć na inne zadania, standaryzacja pracy, płynność procesów, również w przypadku rotacji pracowników, prostszy kontakt z administracją publiczną, skrócenie czasu i poprawa jakości obsługi mieszkanek i mieszkańców – efekty tej zmiany dają o sobie znać na wielu płaszczyznach.

– Jesteśmy jeszcze na początku tego procesu, ale już widać, że system EZD ma ogromny potencjał, żeby usprawnić organizację pracy, zwiększyć przejrzystość prowadzonych spraw i ograniczyć do minimum ilość dokumentacji papierowej. W dłuższej perspektywie odczujemy też korzyści sferze zarządzania czasem pracy administracji, co przełoży się na większą sprawność obsługiwania stron – mówi Joanna Konieczna-Sierak, dyrektorka Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 18.

Jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją usprawnia obieg dokumentów i wszystkie czynności z nim związane? Począwszy od automatycznej rejestracji i dekretacji, która zastępuje ręczne wpisy w dziennikach korespondencji, zaczyna się precyzyjnie rejestrowana ścieżka dokumentu, która jest łatwa do prześledzenia w każdym momencie (niemożliwe na papierze i setkach segregatorów). System, który daje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, gdzie każdy z nich ma swój status i widoczną historię, eliminuje ryzyko zagubienia, przeoczenia czy niedochowania terminu, a także umożliwia płynną pracę w przypadku nieobecności i zastępstw. Jednolity standard postępowania z dokumentacją, zawsze dostosowany do wymogów instrukcji kancelaryjnej, wyposażony w szablony pism i gotowe procedury, porządkuje pracę, ogranicza powtarzalne czynności do minimum i sprawia, że o wiele łatwiejsza staje się współpraca między jednostkami. System elektroniczny gwarantuje także bezpieczeństwo danych i automatyczną archiwizację (sam tworzy akta spraw, kategorie archiwalne, dobiera okresy przechowywania). W praktyce oznacza to mniej sytuacji stresowych dla pracowników szkoły, większą przewidywalność pracy oraz szybszą realizację spraw zgłaszanych przez rodziców i nauczycieli.

Na te aspekty zwraca też uwagę Krzysztof Wiatr, dyrektor Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 12. – W systemie elektronicznym dokumenty znajdują się w jednym miejscu. Kiedy zakładamy sprawę, one stanowią zwartą całość, więc dostęp jest o wiele łatwiejszy. Nie będzie też konieczności drukowania wielu dokumentów, bo będą one archiwizowane online. Cały tryb tworzenia pisma, załączania dokumentów i wysyłki jest bardzo przejrzysty i prosty w obsłudze. Przy wysyłaniu arkusza organizacji i załączników system zadziałał bezbłędnie. Wreszcie, taki system jak EZD można stale ulepszać, dostosowywać do nowych potrzeb – zaznacza.

Rezygnacja z prowadzenia dokumentacji papierowej redukuje liczbę czynności administracyjnych wykonywanych dotąd przez dyrektorów, nauczycieli i pracowników szkolnych sekretariatów. Odzyskany czas może zostać przeznaczony na działania bezpośrednio związane z edukacją i wsparciem uczniów. Dyrektorzy więcej uwagi mogą poświęcić kwestiom związanym z rozwojem szkoły i jakości kształcenia, wspieraniem nauczycieli i planowaniem działań służących uczniom. Nauczyciele, minimalizując swój udział w formalnościach administracyjnych, zyskują dodatkowy czas na przygotowanie zajęć, pracę z uczniami, rozwój zawodowy i realizację inicjatyw edukacyjnych. Z kolei szkolne sekretariaty, pracując na nowoczesnych narzędziach, które automatyzują wiele rutynowych czynności, są w stanie szybko odnaleźć każdą sprawę i sprawniej obsługiwać zarówno procesy kadrowe, jak i sprawy zgłaszane przez rodziców oraz pracowników szkoły.

Rodzice odczuwają te zmiany poprzez szybszą i bardziej przejrzystą obsługę swoich spraw. Pracownicy szkoły mogą w każdej chwili sprawdzić status prowadzonego postępowania, szybciej udzielić informacji lub wyjaśnień oraz sprawniej przeprowadzić rodziców przez formalne procedury. Przekłada się to na wyższą jakość komunikacji, większe zaufanie do szkoły oraz lepsze doświadczenia mieszkańców korzystających z usług publicznej edukacji.

Choć uczniowie często nie widzą samego systemu, to właśnie oni należą do największych beneficjentów tej zmiany. Sprawniej funkcjonująca administracja oznacza bowiem więcej czasu, który dyrektorzy i nauczyciele mogą przeznaczyć na działania bezpośrednio związane z procesem edukacyjnym, wychowawczym i opiekuńczym oraz na indywidualne wsparcie dzieci i młodzieży. Dzięki temu administracja staje się rzeczywistym wsparciem dla edukacji, a nie celem samym w sobie.

– Przez wiele lat każdy, kto pracował w szkole, marzył o mniejszej liczbie „papierów” na biurku, skuteczniejszym i szybszym przekazywaniu informacji, dokumentów. Teraz okazuje się to możliwe. I choć pewnie jeszcze trochę czasu minie, zanim będziemy całkowicie i zupełnie sprawnie korzystać z funkcji, które oferuje środowisko EZD RP, to już wykonaliśmy pierwszy, bardzo obiecujący, wspólny krok. Także jako społeczeństwo coraz szybciej przekonujemy się, że dokument wcale nie musi być fizyczny, że ten wirtualny jest tak samo ważny, a w dodatku przyspiesza i ułatwia wiele procesów – mówi Paweł Kucharczyk, dyrektor Zespołu Szkół Łączności.

Co niezwykle ważne, system klasy EZD umożliwia pełną, a nie hybrydową, elektronizację procesów związanych z administracyjną obróbką dokumentacji – zarządzanie dokumentacją odbywa się tylko w sposób cyfrowy (nie stanowi dodatku do ścieżki papierowej), dlatego stanowi realne odciążenie, faktycznie przyspiesza i usprawnia codzienną pracę.

Fakt, że wszystkie miejskie jednostki oświatowe korzystają z tych samych standardów technologicznych i jednolitego środowiska pracy, ma ogromne znaczenie. Ułatwia to współpracę pomiędzy szkołami i placówkami oraz zapewnia ciągłość realizowanych zadań. Dokumentacja uczennic i uczniów przechodzących przez kolejne etapy edukacji nie jest już rozproszona w lokalnych archiwach poszczególnych szkół, lecz prowadzona w jednym spójnym systemie. Dzięki temu łatwiej ją odnaleźć, skompletować i bezpiecznie udostępnić, gdy zachodzi taka potrzeba, co usprawnia obsługę mieszkańców oraz zwiększa efektywność funkcjonowania całego miejskiego systemu edukacji.

System elektroniczny posiada odpowiednie zabezpieczenia dotyczące ochrony danych osobowych, a dostępy do jego poszczególnych komponentów otrzymują wyłącznie osoby do tego uprawnione, co więcej dokumenty przetwarzane w EZD RP znajdują się w chmurze państwowej NASK, a nie na lokalnych serwerach szkół, co dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa informacji. Daje to dyrektorom i pracownikom większą pewność, że dokumentacja pozostanie dostępna nawet w przypadku awarii lokalnej infrastruktury szkoły.

O tym, jak zmienia się codzienna praca poradni psychologiczno-pedagogicznej po wprowadzeniu systemu EZD, opowiada Ewa Bochenek, dyrektorka Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej nr 4. – To, z czego stopniowo, mam na myśli te trzy miesiące użytkowania, mogliśmy zrezygnować, to przenoszenie dokumentów papierowych. Fakt, że wszystko znajduje się w systemie elektronicznym, wiele ułatwia, od samego dostępu i możliwości wyszukiwania według różnych kryteriów, przez zapisywanie wszystkich czynności wykonanych w sprawie w jednym miejscu, po monitorowanie terminów ich realizacji – wymienia.

Cyfrowe życie dokumentu znacznie odciąża środowisko naturalne i pozwala wygenerować oszczędności – ogranicza zużycie papieru, redukuje logistykę i koszty związane z fizyczną migracją dokumentacji (środki transportu, paliwo, czas, zaangażowanie pracowników) oraz jej składowaniem (powierzchnie archiwalne, brakowanie dokumentacji). To kolejny krok w kierunku bardziej zrównoważonego, także w aspekcie ekologicznym, funkcjonowania administracji publicznej.

Oszczędności, fachowe wsparcie i transfer wiedzy

Z punktu widzenia całej miejskiej administracji wdrożenie EZD RP w kilkuset jednostkach oświatowych to kolejny krok w działaniach przygotowujących Kraków do cyfrowej przyszłości – zgodnie z obecnymi planami Ministerstwa Cyfryzacji od 2028 roku system tej klasy będzie już wymagany we wszystkich podmiotach administracji publicznej.

– Od 2021 r. Urząd Miasta Krakowa konsekwentnie realizuje proces implementacji tych rozwiązań w swoich komórkach oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych, budując kompetencje, wypracowując standardy i optymalizując procesy kancelaryjne – mówi Tomasz Karaś, kierownik Oddziału Zarządzania Dokumentacją w Wydziale Organizacji i Nadzoru, który koordynuje projekt wdrożenia EZD jako podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych. Jak podkreśla, zdobyte już kompetencje i wciąż rozwijana współpraca z Ministerstwem Cyfryzacji są gwarantem sukcesu w następnych działaniach. – Dzięki temu możemy dziś skutecznie skalować rozwiązania na kolejne jednostki miejskie oraz wspierać je w procesie transformacji cyfrowej nie tylko w obszarze cyfryzacji procesów i dokumentacji, ale również komunikacji elektronicznej i e-usług – wyjaśnia.

Do skoku w poziomie cyfryzacji, jakim dziś może pochwalić się krakowski samorząd, przyczyniła się sprawna organizacja samego procesu. O jego skuteczności zdecydowało m.in. kaskadowe wdrożenie systemu EZD RP w krakowskich samorządowych jednostkach oświatowych – Urząd Miasta Krakowa, jako wiodący partner wdrożenia, koordynował ten proces w podległych i nadzorowanych jednostkach, a także rozwijał kompetencje pracowników poprzez transfer wiedzy.

– Bardzo ważne było dla nas stałe, codzienne wsparcie zespołu wdrażającego system, jego zaangażowanie, a także indywidualne podejście, na które mogliśmy liczyć na każdym etapie. Pracownicy zespołu wdrożeniowego odwiedzali poszczególne jednostki, zapoznawali się ze specyfiką ich pracy, wspólnie omawiali różne obszary związane m.in. z archiwizacją dokumentów czy specyfiką kanałów komunikacyjnych w danym typie szkoły czy placówki – podkreśla Joanna Konieczna-Sierak, dyrektorka Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 18.

Jak zaznacza, dla szkoły taki proces to duże wyzwanie, które wiąże się z poznawaniem możliwości systemu, koniecznością zdobycia nowych kompetencji, dostosowaniem organizacji pracy, co wymaga zaangażowania całego zespołu i zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. – Pierwszy etap jest najbardziej wymagający, ale jesteśmy przekonani, że korzyści płynące z przejścia na nowy system są warte wysiłku, który wkładamy w jego wdrożenie – mówi Joanna Konieczna-Sierak.

Co bardzo ważne z punktu widzenia budżetu miasta, wdrożenie systemu klasy EZD odbyło się bezkosztowo – dzięki środkom z KPO i ścisłej współpracy z NASK Miasto Kraków otrzymało nieodpłatnie zaawansowany i bezpieczny system z zapewnioną obsługą, asystą techniczną i kompleksowymi szkoleniami – nie poniosło więc żadnych kosztów, które normalnie wiązałyby się z zakupem licencji, serwerów, aktualizacji, finansowaniem bieżącego utrzymania i wsparcia technicznego. Co więcej, system ten, jako infrastruktura państwowa, jest rozwijany i na bieżąco dostosowywany do zmieniających się przepisów prawa. Dzięki temu wszystkie korzystające z niego jednostki mają dostęp do najnowocześniejszych rozwiązań, zgodnych z aktualnymi wymaganiami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji i obsługi spraw administracyjnych.

Wdrożenie EZD RP pozwala ujednolicić sposób prowadzenia spraw i zarządzania dokumentacją we wszystkich jednostkach objętych projektem, wytwarza wspólne procedury i jednolite zasady obiegu dokumentów, zwiększa przejrzystość działania administracji, ułatwia współpracę między jednostkami. Stanowi również podstawę do dalszej cyfryzacji procesów, uruchamiania i integrowania kolejnych usług świadczonych drogą elektroniczną, w tym komunikacji elektronicznej poprzez e-doręczenia.

Jest to również narzędzie, które można stale rozwijać i kształtować zależnie od potrzeb – w miarę rozszerzania usług komunikacja między szkołą a jej otoczeniem zewnętrznym mogłaby się odbywać w całości elektronicznie (składanie wniosków i pism oraz uzyskiwanie zgód i decyzji w sposób cyfrowy). Już teraz integracja z platformami ePUAP i e-Doręczenia umożliwia automatyczną rejestrację korespondencji elektronicznej, usprawnia komunikację z obywatelami i instytucjami oraz pozwala korzystać z Bazy Adresów Elektronicznych.