Trwa rozbudowa archiwum Urzędu Miasta Krakowa

Zarząd Inwestycji Miejskich w Krakowie rozbudowuje archiwum Urzędu Miasta Krakowa. Ogłoszono przetarg na drugi etap zadania. Do końca przyszłego roku powstanie trzecia hala magazynowa, a łącznie archiwum urzędowe będzie mogło pomieścić 34 tysiące metrów bieżących akt. Trafią tam dokumenty, które zgodnie z prawem muszą być przechowywane przez lata. Poprawią się też warunki obsługi osób, które chcą zapoznać się z archiwalną dokumentacją.

Drugi etap zadania, na który właśnie ogłoszono przetarg polega na budowie trzeciej hali magazynowej. Będzie ona połączona z budowanymi w pierwszym etapie budynkami, a więc budynkiem administracji i dwoma halami magazynowymi, które zostaną oddane do użytku jeszcze w tym roku.

– Liczymy, że do połowy roku uda się wyłonić wykonawcę, który zrealizuje zadanie, czyli wybuduje trzecią halę magazynową i połączy ją tzw. przewiązkami z już istniejącymi budynkami do końca 2019 roku. Nowe archiwum urzędowe to bardzo ciekawa bryła architektoniczna, jego projektantem Aleksander Mirek z biura KONTRAPUNKT V-Projekt Zespół Projektowo-Inwestycyjny z Krakowa – mówi Janina Pokrywa, dyrektor ZIM Kraków.

Warto wiedzieć, że od 2016 r. trwa realizacja pierwszego etapu archiwum UMK. Do nowej funkcji został zaadaptowany stary budynek szkoły, wybudowano dwie hale magazynowe, które obecnie są wyposażane w regały i infrastrukturę konieczną do funkcjonowania archiwum. – Ten etap zadania zakończy się jesienią, wtedy nowe archiwum będzie gotowe na przyjęcie urzędowych akt – informuje  Pokrywa.

Okazuje się, że dokumentów urzędowych, które zgodnie z obowiązującym w naszym kraju prawem, muszą być przechowywane przez lata, z roku na rok przybywa. I to mimo powszechnej digitalizacji. Obecnie Archiwum Urzędu Miasta Krakowa mieści się na ul. Dobrego Pasterza 116.

- Łączna długość półek wynosi tam około 19200 metrów bieżących, a według stanu na 1 lutego br. w archiwum przechowywanych jest około 18820 metrów bieżących dokumentów, w tym 4603 metrów bieżących materiałów archiwalnych kat „A”, czyli wieczystego przechowywania. Rezerwa wolnego miejsca w magazynach archiwum wynosi obecnie niespełna 380 metrów bieżących – informuje Zbigniew Pasierbek, kierownik archiwum UMK.

Dla przykładu, w 2017 roku do archiwum przyjęto 1390 metrów bieżących akt. A więc nowe archiwum UMK, które łącznie będzie mogło zapewnić miejsce dla 34 tys. metrów bieżących dokumentów, pozwoli na zaspokojenie potrzeb związanych z archiwizowaniem dokumentów na najbliższych kilkanaście lat.

Warto wiedzieć, że archiwum Urzędu Miasta Krakowa służy nie tylko jako przechowalnia dokumentów. To także miejsce, gdzie można przyjść i zapoznać się z archiwalnymi aktami. Mieszkańcy mogą otrzymać informację o swoich zmarłych krewnych, a także dane na temat meldunku, miejsca zamieszkania krewnych, itp. Placówka służy też na przykład pomocą przy załatwianiu spraw związanych z uzyskaniem praw do emerytury. W 2017 roku udostępniono 5504 dokumentów, wykonanych 6280 kwerend i zaświadczeń, a z zasobu archiwalnego skorzystało bezpośrednio 254 osoby.  Powstanie nowego budynku archiwum umożliwi właściwe przechowywanie posiadanego i nieustannie narastającego zasobu archiwum. Pozwoli również na powstanie nowoczesnego miejsca, w którym będzie można realizować prace związane ze skanowaniem posiadanych dokumentów oraz z ich komfortowym udostępnianiem mieszkańcom.