Dzień sprzątania biurka – drugi poniedziałek stycznia
Wybór tej daty nie jest przypadkowy. Dzień został wymyślony przez Korporację Sprzedawców Wyrobów Czyszczących. Styczeń to czas postanowień, otwarcia nowych spraw, projektów. Nawet, jeśli po świątecznej przerwie nie wracamy do biura z nową energią, to ład na biurku pomoże uporządkować też nowe zadania i priorytety. Dzień ten ma zachęcić zatem nie tylko do praktycznego uporządkowania naszego najbliższego otoczenia w pracy, ale i oddziaływać psychologicznie.
Aspekty praktyczne: odłożenie do segregatorów i archiwów starych dokumentów, uwolnienie się od pokładów kurzu i okolicznościowych pamiątek czy nawyk zamykania dokumentów w szafach, a nie pozostawianie ich „na widoku”, by nie narazić się na przykre konsekwencje kontroli Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych - to pożądane efekty sprzątania biurka. U części z nas funkcjonuje uprawnione przekonanie, że „możemy się odnaleźć tylko we własnym bałaganie”, a twórczy nieład lepiej działa na naszą kreatywność niż sterylny porządek. Ale i dla tej grupy akcja uporządkowania biurka będzie przydatna. Ostatecznie nasze stanowiska pracy mają ograniczoną pojemność, a ponadto pracując w zespole, trzeba dać szansę swoim współpracownikom na znalezienie w razie potrzeby czegoś na naszym biurku. Rzecz w zachowaniu proporcji i dostosowaniu warunków do subiektywnych potrzeb. Każdy – o ile to nie przeszkadza innym – powinien aranżować własną przestrzeń tak, by była przyjazna i sprzyjała efektywnej pracy. Warto też rozważyć skorzystanie z dostępnych akcesoriów, które pomagają utrzymać porządek na biurku, jak np.: organizer na dokumenty, półki nad biurkiem, podkładka na biurko z kalendarzem czy uchwyt na kable.
Porządek na biurku i jego wpływ na wydajność pracy są obiektem licznych badań i eksperymentów. Oto wyniki kilku z nich, które być może przekonają nas do konkretnych działań porządkowych:
- na standardowym pracowniczym biurku znajdziemy 400 razy więcej bakterii niż na… desce sedesowej; najwięcej jest ich na klawiaturze oraz myszce komputerowej (badacz Charles Gerba),
- w miejscu, gdzie zwykle trzymamy dłonie na biurku, jest ich około 10 milionów(fuj!),
- 11% pracowników nigdy w życiu nie wyczyściło klawiatury, 20% myszki, 20% nie czyści powierzchni biurka (badanie Clorox),
- przetarcie codziennie biurka chusteczką antybakteryjnąredukuje ilość bakterii o 99,9%,
- mimo iż nasze biurka podlegają ocenie kolegów (57%), tylko 12% pracowników przejmuje się naprawdę tym, co inni pomyślą o ich biurkach (badanie Brother),
- 40% pracowników przyznaje, że bałagan na biurku poważnie upośledza ich produktywność, a 31% twierdzi, że wzmaga stres,
- 21% osób ze względu na bałagan ma więcej pracy, bo szuka zagubionych sprzętów i dokumentów,
- 21% managerów, aby nie widzieć bałaganu u pracowników, pozwoliłaby im pracować w domu (badanie Brother).
Naukowcy Alex Haslam i Craig Knight przeprowadzili badania nt. „polityki czystych biurek” i wystroju wnętrza. Polegały one na porównaniu produktywności i samopoczucia pracowników w 4 różnych przestrzeniach biurowych. Okazało się, że w czystym i minimalistycznym biurze (tylko biurko, krzesło, białe ściany i jedynie potrzebne wyposażenie) ludzie pracowali najgorzej i czuli się zestresowani. Kolorowe biuro z roślinami pozytywnie oddziaływało na pracowników, bo przyznali, że czuli się i pracowali lepiej.
Do dwóch ostatnich przestrzeni wykorzystano to samo wyposażenie i dekoracje, co w poprzedniej wersji biura „na bogato”. Tyle tylko, że pracownicy mogli sami zaaranżować przestrzeń tak, jak chcieli i z wykorzystaniem tych elementów i dekoracji, które sami wybrali. W tej przestrzeni zadowolenie i efektywność było największe.
W czwartej badanej przestrzeni, osoba prowadząca badania (podając się za architekta wnętrz), po zaaranżowaniu wnętrza przez pracowników, przemeblowała pokój według własnego projektu. Okazało się, że w takiej przestrzeni wszyscy czuli się najgorzej, bo ktoś na ich oczach im to biuro – urządzone jak chcieli – zmienił.
Czyżby więc budowanie przyjaznej przestrzeni polegało na tym, kto storczyka i obrazek w naszym biurze umieszcza, a nie co w ogóle się w nim znajduje..?