Od ambitnego pomysłu do europejskiego sukcesu. Jak Kraków został gospodarzem WordCamp Europe?

Kraków był gospodarzem WordCamp Europe – największej konferencji społeczności WordPress w Europie. Jak udało się sprowadzić to wydarzenie do miasta?

Przygotowania trwały kilka miesięcy. Zwykle na początku roku wiadomo już, które miasto będzie gospodarzem kolejnej edycji, dlatego czasu na dopracowanie wszystkich szczegółów nie ma zbyt wiele.

WordCamp Europe odbywa się raz w roku i jest największym wydarzeniem tego typu na kontynencie. Nieoficjalną zasadą (do tego roku, kiedy impreza wraca do Hiszpanii) było  wybieranie miast, które jeszcze nie gościły konferencji. Polska długo nie pojawiała się na tej mapie, z różnych powodów. W końcu w 2024 roku zgłosiliśmy kandydaturę Krakowa na gospodarza edycji 2025. Na przygotowanie aplikacji mieliśmy zaledwie dziesięć dni. Choć ostatecznie nie wygraliśmy, dotarliśmy do finału. Przeanalizowaliśmy, co zadecydowało o naszej porażce. Najważniejszym elementem okazał się wybór miejsca konferencji. W aplikacji jako venue wskazaliśmy EXPO Kraków – to bardzo dobra przestrzeń, jednak wymaga znacznie większych nakładów na dostosowanie jej do potrzeb wydarzenia tej skali. Przy kolejnym podejściu postawiliśmy więc na Centrum Kongresowe ICE Kraków i to była decyzja, która (zdaniem polskiej społeczności WordPressa) w dużej mierze przesądziła o sukcesie.

Jakie atuty Krakowa miały największe znaczenie przy wyborze miasta na gospodarza WordCamp Europe?

Kluczowe były dwa elementy. Pierwszym była lokalizacja, czyli Centrum Kongresowe ICE Kraków, które doskonale odpowiadało wymaganiom organizacji tego typu wydarzenia. Drugim – silna lokalna społeczność WordPressa. Tak dużego wydarzenia nie da się zorganizować w kraju, gdzie nie ma aktywnych ludzi gotowych zaangażować się w jego przygotowanie.

Przy wyborze gospodarza liczy się również atrakcyjność samego miasta i jego dostępność. Kraków ma dobrze rozwiniętą infrastrukturę transportową – lotnisko w Balicach, bliskość innych portów lotniczych, dogodne połączenia kolejowe i autokarowe oraz nowoczesną sieć dróg. To wszystko miało znaczenie przy podejmowaniu decyzji.

WordCamp Europe to największa europejska konferencja skupiająca społeczność WordPressa. Spotykają się na niej nie tylko osoby, które zawodowo tworzą strony internetowe, ale również użytkownicy, pasjonaci i wszyscy, którzy korzystają z tego systemu na co dzień. Choć program konferencji obejmuje wykłady i warsztaty, równie ważnym elementem są relacje między uczestnikami. To właśnie podczas WordCampów rodzą się nowe pomysły biznesowe, partnerstwa i przyjaźnie. Zdarzają się nawet historie, które kończą się ślubem – jeden z organizatorów poznał podczas wydarzenia swoją przyszłą żonę z innego kraju.

Co wyróżniało krakowską edycję WordCamp Europe na tle poprzednich?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, warto najpierw wyjaśnić, jak wygląda organizacja WordCamp Europe. Na czele stoi trzyosobowy zespół odpowiedzialny za całe wydarzenie (tzw. global leads), wspierany przez dwóch mentorów będących łącznikiem z Fundacją WordPress. Poniżej działa kilkunastu liderów odpowiedzialnych za poszczególne obszary organizacji. Ja pełniłem rolę lidera lokalnego zespołu (Local Team). Przyjęło się, że każdy odpowiada za swój obszar, ale od początku zależało nam na tym, żebyśmy jako polska społeczność patrzyli na wydarzenie całościowo. Chcieliśmy dopilnować, aby wszystko było spójne i dopracowane. Już na etapie przygotowań „zadbaliśmy” o to, by w każdym z zespołów organizacyjnych znalazła się przynajmniej jedna osoba z Polski. Dzięki temu mogliśmy aktywnie uczestniczyć w podejmowaniu decyzji na każdym etapie.

Tradycją WordCamp Europe jest tzw. Social Dinner – spotkanie organizatorów, wolontariuszy, sponsorów i zaproszonych gości rozpoczynające konferencję. W Krakowie odbyło się ono w kompleksie Food & Wine obok centrum ICE, gdzie w swobodnej atmosferze, przy bilardzie, kręglach i innych atrakcjach odbywał się networking. To był pierwszy taki Social Dinner i … sprawdził się doskonale!

Podczas konferencji w ICE Kraków zadbaliśmy o to, aby uczestnicy mogli spróbować lokalnych produktów i smaków – były obwarzanki, oscypki, truskawki, serniki, a nawet rzemieślnicze lody. Bardzo zależało nam, aby uczestnicy poczuli polską gościnność. Po wydarzeniu usłyszeliśmy wiele opinii, radość sprawiły też komentarze, że (jak docierają do nas słuchy)  krakowska edycja była najlepszą w historii europejskich WordCampów!

Równie wyjątkowe było After Party. Standardowo trwa ono około czterech godzin, ale w Krakowie wydłużyliśmy go do aż ośmiu!, co było strzałem w dziesiątkę. Impreza odbyła się w Forcie Kleparz i zgromadziła około 1200 uczestników. Kilkaset osób bawiło się do białego rana, co tylko potwierdziło, że stworzyliśmy wydarzenie, które na długo pozostanie w pamięci uczestników.

Jakie było największe wyzwanie przy organizacji wydarzenia?

Największym wyzwaniem dla lidera lokalnego zespołu jest to, że odpowiada za wiele kwestii, ale jednocześnie nie ma wpływu na wszystkie decyzje. Trzeba pogodzić oczekiwania lokalnej społeczności z zasadami obowiązującymi na poziomie całej organizacji WordCamp Europe.

Organizacja tak dużego wydarzenia pokazała również, jak istotna jest umiejętność współpracy z ludźmi reprezentującymi różne kraje, kultury i sposoby myślenia. Trzeba znaleźć kompromis między lokalnymi pomysłami a globalną wizją wydarzenia i sprawić, aby wszyscy grali do jednej bramki.

Czy podczas organizacji konferencji realizowano działania związane ze zrównoważonym rozwojem i odpowiedzialnością środowiskową?

Tak, zależało nam na tym, aby wiele elementów konferencji powstawało lokalnie i miało dodatkową wartość społeczną. Dobrym przykładem są upominki dla organizatorów i prelegentów. Zamiast zamawiać gotowe gadżety z drugiego końca świata, zdecydowaliśmy się na współpracę z lokalnym Warsztatem Terapii Zajęciowej, który mieści się przy ulicy Basztowej w Krakowie. Powstały tam ręcznie wykonane smoki oraz Waputki – sympatyczne postacie nawiązujące do społeczności WordPress. Staraliśmy się również ograniczać ilość odpadów podczas konferencji, między innymi przy organizacji cateringu, tak aby wydarzenie było jak najbardziej przyjazne środowisku.

Jak ocenia Pan krakowską infrastrukturę konferencyjną?

Z perspektywy organizacyjnej wszystko funkcjonowało bardzo dobrze. Dużym udogodnieniem była możliwość bezpłatnego korzystania z komunikacji miejskiej przez uczestników konferencji. Dzięki współpracy z Kraków Convention Bureau wystarczyło okazać identyfikator, aby podróżować po mieście bez dodatkowych opłat. To rozwiązanie spotkało się z bardzo pozytywnym odbiorem.

Sam Kraków zrobił na gościach ogromne wrażenie. Wielu uczestników przyjechało wcześniej lub zostało kilka dni dłużej, aby zwiedzić miasto i okolice. Odwiedzali między innymi Wieliczkę i Oświęcim, a część osób łączyła udział w konferencji z podróżą po Polsce, odwiedzając także Gdańsk czy Wrocław. Dobra komunikacja i łatwy dostęp do miasta zdecydowanie sprzyjały takim planom.

A jakie znaczenie miało to wydarzenie dla Krakowa?

W konferencji uczestniczyły 2584 osoby, z czego około 500 pochodziło z Polski. Łącznie przez wydarzenie przewinęło się blisko trzy tysiące osób. To oznacza realne korzyści dla lokalnej gospodarki. Uczestnicy korzystali z hoteli, restauracji, transportu i wielu innych usług. Wystarczy przemnożyć liczbę gości przez średnie wydatki na noclegi, wyżywienie czy zwiedzanie, aby zobaczyć skalę wpływu takiego wydarzenia na miasto. To nie tylko dodatkowe przychody dla lokalnych przedsiębiorców, ale także wpływy podatkowe oraz promocja Krakowa wśród tysięcy osób z całej Europy.

Coraz częściej mówi się, że konferencje to nie tylko prestiż, ale także narzędzie rozwoju miasta.

Zdecydowanie się z tym zgadzam, ponieważ efekty WordCamp Europe wykraczają daleko poza samą konferencję. Jednym z najważniejszych rezultatów jest nawiązanie współpracy pomiędzy WordPress Foundation a Politechniką Krakowską. Dzięki temu studenci będą mogli uczyć się pracy z WordPressem w ramach zajęć i zdobywać zaliczenia. To także szansa na zainteresowanie tym obszarem studentów zagranicznych, którzy również studiują na krakowskiej uczelni.

Zależało nam również na tym, aby wydarzenie otworzyć na mieszkańców. Dlatego zorganizowaliśmy Akademię WordPressa – bezpłatne warsztaty dla osób, które chciały dowiedzieć się, jak w prosty sposób stworzyć swoją pierwszą witrynę internetową na WordPressie. Po raz pierwszy, dzięki mocnemu lobbingowi polskiej społeczności, taka inicjatywa odbyła się w języku polskim, dzięki czemu była dostępna dla lokalnej społeczności.

Równie ważna była współpraca z krakowskimi szkołami i uczelniami. Studenci Politechniki Krakowskiej i Uniwersytetu Ekonomicznego oraz uczniowie VIII Liceum Ogólnokształcącego mogli podczas konferencji zaprezentować swoje projekty. Nasza społeczność pomogła im przygotować się do tego przedsięwzięcia, a sam pomysł został na tyle dobrze oceniony, że będzie kontynuowany podczas przyszłorocznej edycji WordCamp Europe w Maladze.

Kraków ma potencjał, aby w przyszłości gościć kolejne wydarzenia tej rangi?

Zdecydowanie tak. Oczywiście zawsze można wskazać elementy, które warto jeszcze rozwijać. Moim zdaniem przydałoby się w Krakowie większe niż ICE centrum konferencyjne, pozwalające komfortowo zgromadzić kilka tysięcy uczestników w jednym miejscu, bez konieczności korzystania z przestrzeni targowych.

Dużym atutem jest stale rozwijająca się infrastruktura, w tym rozbudowywane lotnisko. Warto również przełamywać stereotypy dotyczące Polski. Zdarza się, że na Zachodzie nasz kraj jest wciąż postrzegany przez pryzmat przestarzałych wyobrażeń. Jednak osoby, które przyjeżdżają do Krakowa, bardzo szybko zmieniają zdanie i są pozytywnie zaskoczone zarówno poziomem organizacji, jak i samym miastem.

Jak zachęciłby Pan organizatorów międzynarodowych konferencji, aby wybrali właśnie Kraków?

Warto odważnie stawiać sobie ambitne cele i nie bać się sięgać po największe wydarzenia. Kluczowa jest również współpraca z miastem. Kraków ma doświadczenie we wspieraniu organizatorów międzynarodowych konferencji i dysponuje narzędziami, które mogą pomóc w przygotowaniu takiego przedsięwzięcia. Najważniejsze jest jednak to, żeby próbować. Bez zaangażowania i determinacji nawet najlepsze miasto nie stanie się gospodarzem dużego wydarzenia.

Rozmawiała Jolanta Tęcza-Ćwierz