Audyt w magistracie

Audyt wewnętrzny, finansowy i strukturalny, był prowadzony przez zastępców prezydenta w podległych im obszarach. Działania analityczne i weryfikacyjne dotyczyły realizacji zadań, planów rozwojowych oraz realizacji budżetu Miasta Krakowa. Audyt miał dać odpowiedź na pytanie o aktualny stan finansów poszczególnych wydziałów oraz optymalną ich strukturę.

– Pracujemy nad analizą tego, co w urzędzie miasta, w jednostkach, spółkach się dzieje. To jest proces długotrwały. Jeżeli mówimy o ewolucji, a nie rewolucji, to wszystko musi być przemyślane, policzone i sprawdzone z wielu stron. Zgodnie z logiką, najpierw powinniśmy zaprojektować nową strukturę urzędu i nowy porządek, ład, a dopiero później do tego ładu dopasować personalia – powiedział prezydent Aleksander Miszalski. I zaznaczył, że ten proces postępuje. Przez ostatnie dwa miesiące prezydent pracuje z Zespołem Audytu Wewnętrznego i Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Ewidencji Mienia, który na jego prośbę audytuje kolejne obszary funkcjonowania miasta w każdym aspekcie. Cały też czas zastępcy prezydenta w swoich obszarach rozmawiają, audytują, sprawdzają.  – Będzie najprawdopodobniej jeszcze jeden audyt zewnętrzny w konkretnych obszarach – zapowiedział Aleksander Miszalski.

Wstępne wnioski z audytu

Wśród wstępnych wniosków płynących z przeprowadzonego audytu znalazły się: rozproszenie realizacji podobnych zadań w różnych komórkach urzędu oraz jednostkach miejskich, brak pełnej kontroli nad wydatkami bieżącymi miasta oraz brak pełnego nadzoru nad działalnością miejskich jednostek organizacyjnych i innych podmiotów komunalnych, deficyt rozwiązań informatycznych oraz podejścia analitycznego. Zwrócono uwagę także na kwestie kadrowe i płacowe.

Plan naprawczy

Planowane jest wdrożenie ewolucyjnego planu naprawczego podzielonego na etapy. Realizacja pierwszego etapu potrwa do 31 grudnia. Etap drugi rozpocznie się 1 stycznia 2025 r. Etap trzeci zostanie przeprowadzony od 1 stycznia 2026 r.

Etap 1 – struktura organizacyjna gminy (do 31 grudnia)

W pierwszym etapie Urząd jako organizacja przygotowuje strategię miasta, polityki, plany oraz nadzoruje ich wykonanie. Urząd koordynuje także i nadzoruje działalność miejskich jednostek organizacyjnych i podmiotów komunalnych jako komórek wykonawczych. Pełną kontrolę nad wydatkami i realizacją zadań urzędu i wzmocnienie bezpieczeństwa finansowego miasta ma zapewnić utworzenie Centrum Audytu i Kontroli Analitycznej oraz wprowadzenie budżetu zadaniowego. Planowana jest kontrola nad przetargami oraz zamówieniami publicznymi nieprzekraczającymi, zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych, kwotę 130 tys. zł netto. Wzmocnienie działania Wydziału Nadzoru Właścicielskiego umożliwi wprowadzenie pełnej kontroli prezydenta Krakowa nad spółkami komunalnymi i szpitalami. Podkreślono zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów miejskich (w tym m.in. nieruchomości). Do analizy danych planowane jest wykorzystanie nowoczesnych technologii, w tym Al. Zaktualizowana ma zostać „Strategia rozwoju Krakowa. Tu chcę żyć. Kraków 2023”. Do końca trwania pierwszego etapu zostanie przeprowadzona szczegółowa analiza zadań realizowanych przez gminę, przygotowanie zasad nadzoru Urzędu Miasta Krakowa nad miejskimi jednostkami organizacyjnymi, analiza procedur, by ułatwić mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych. Powyższe działania mają doprowadzić do reformy struktury urzędu, czyli etapu II.

Etap 2 – nowa struktura urzędu (od 1 stycznia 2025 r.)

W tym czasie planowanie jest scalenie w jednej komórce jednorodnych tematycznie zadań, obecnie rozproszonych: np. sprawy związane w ekologią i klimatem, promocją, inwestycjami. Przywrócony zostanie Wydział Sportu co doprowadzi do uporządkowania i rozdzielenia kompetencji pomiędzy Urzędem Miasta Krakowa a Zarządem Infrastruktury Sportowej. Powołany zostanie Wydział Dialogu Społecznego, ma zostać upowszechniony dostęp online oraz poprzez aplikację mobilną.

Analizie zostaną poddane zadania wspólne i przygotowane zostaną akty prawne niezbędne do powołania Centrum Usług Wspólnych.

Etap 3 – Centra Usług Wspólnych (od 1 stycznia 2026 r.)

Wśród zadań zaplanowanych do realizacji w tym czasie znalazły się zadania: obsługa finansowo-księgowa, kadrowo-płacowa, obsługa BHP, obsługa majątku, grupy zakupowe, wspólne usługi informatyczne, koordynacja w zakresie zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Planowane jest wzmocnienie działalności Miejskiego Centrum Obsługi Oświaty w zakresie obsługi placówek oświatowych, Centrum Usług Wspólnych dla DPS-ów, żłobków.

Oczekiwane efekty restrukturyzacji

Realizacja przyjętych założeń ma sprawić, że urząd będzie łatwiej dostępny i słuchający potrzeb mieszkańców. Wdrożenie trzech etapów ma doprowadzić do optymalizacji funkcjonowania struktur gminnych – lepszego obiegu informacji, komunikacji, sprawniejszej realizacji usług i zadań, racjonalizacji kosztów (kontrola, automatyzacja dzięki stosowaniu Al), efektywnego planowania i realizacji budżetu zadaniowego, efektywnego zarządzania strategicznego i szczegółowej sprawozdawczości.

Wstępne wnioski z audytu w pliku pdf.