Dzień sprzątania biurka – drugi poniedziałek stycznia

Aspekty praktyczne: odłożenie do segregatorów i archiwów starych dokumentów, uwolnienie się od pokładów kurzu i okolicznościowych pamiątek czy nawyk zamykania dokumentów w szafach, a nie pozostawianie ich „na widoku”, by nie narazić się na przykre konsekwencje kontroli Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych - to pożądane efekty sprzątania biurka. U części z nas funkcjonuje uprawnione przekonanie, że „możemy się odnaleźć tylko we własnym bałaganie”, a twórczy nieład lepiej działa na naszą kreatywność niż sterylny porządek. Ale i dla tej grupy akcja uporządkowania biurka będzie przydatna. Ostatecznie nasze stanowiska pracy mają ograniczoną pojemność, a ponadto pracując w zespole, trzeba dać szansę swoim współpracownikom na znalezienie w razie potrzeby czegoś na naszym biurku. Rzecz w zachowaniu proporcji i dostosowaniu warunków do subiektywnych potrzeb. Każdy – o ile to nie przeszkadza innym – powinien aranżować własną przestrzeń tak, by była przyjazna i sprzyjała efektywnej pracy. Warto też rozważyć skorzystanie z dostępnych akcesoriów, które pomagają utrzymać porządek na biurku, jak np.: organizer na dokumenty, półki nad biurkiem, podkładka na biurko z kalendarzem czy uchwyt na kable.

Porządek na biurku i jego wpływ na wydajność pracy są obiektem licznych badań i eksperymentów. Oto wyniki kilku z nich, które być może przekonają nas do konkretnych działań porządkowych:

• na standardowym pracowniczym biurku znajdziemy 400 razy więcej bakterii niż na… desce sedesowej; najwięcej jest ich na klawiaturze oraz myszce komputerowej (badacz Charles Gerba),
• w miejscu, gdzie zwykle trzymamy dłonie na biurku, jest ich około 10 milionów(fuj!),
• 11% pracowników nigdy w życiu nie wyczyściło klawiatury, 20% myszki, 20% nie czyści powierzchni biurka (badanie Clorox),
• przetarcie codziennie biurka chusteczką antybakteryjnąredukuje ilość bakterii o 99,9%,
• mimo iż nasze biurka podlegają ocenie kolegów (57%), tylko 12% pracowników przejmuje się naprawdę tym, co inni pomyślą o ich biurkach (badanie Brother),
• 40% pracowników przyznaje, że bałagan na biurku poważnie upośledza ich produktywność, a 31% twierdzi, że wzmaga stres,
• 21% osób ze względu na bałagan ma więcej pracy, bo szuka zagubionych sprzętów i dokumentów,
• 21% managerów, aby nie widzieć bałaganu u pracowników, pozwoliłaby im pracować w domu (badanie Brother).

Naukowcy Alex Haslam i Craig Knight przeprowadzili badania nt. „polityki czystych biurek” i wystroju wnętrza. Polegały one na porównaniu produktywności i samopoczucia pracowników w 4 różnych przestrzeniach biurowych. Okazało się, że w czystym i minimalistycznym biurze (tylko biurko, krzesło, białe ściany i jedynie potrzebne wyposażenie) ludzie pracowali najgorzej i czuli się zestresowani. Kolorowe biuro z roślinami pozytywnie oddziaływało na pracowników, bo przyznali, że czuli się i pracowali lepiej.

Do dwóch ostatnich przestrzeni wykorzystano to samo wyposażenie i dekoracje, co w poprzedniej wersji biura „na bogato”. Tyle tylko, że pracownicy mogli sami zaaranżować przestrzeń tak, jak chcieli i z wykorzystaniem tych elementów i dekoracji, które sami wybrali. W tej przestrzeni  zadowolenie i efektywność było największe.

W czwartej badanej przestrzeni, osoba prowadząca badania (podając się za architekta wnętrz), po zaaranżowaniu wnętrza przez pracowników, przemeblowała pokój według własnego projektu. Okazało się, że w takiej przestrzeni wszyscy czuli się najgorzej, bo ktoś na ich oczach im to biuro – urządzone jak chcieli – zmienił.

Czyżby więc budowanie przyjaznej przestrzeni polegało na tym, kto storczyka i obrazek w naszym biurze umieszcza, a nie co w ogóle się w nim znajduje..?