Archiwum rok po pożarze

Zaangażowanych było 38 jednostek, w sumie z żywiołem walczyło 689 strażaków przez blisko 100 godzin. Zużyto 60 tys. metrów sześciennych wody, 2 tys. litrów środka gaśniczego, 4 tony proszku gaśniczego. Głównym celem akcji było zdrowie uczestników i zabezpieczenie jak największej ilości dokumentów.

Budynek archiwum miał wszelkie odbiory, został wykonany zgodnie z projektem i otrzymał stosowne pozwolenia. Hala została odebrana przez wszystkie służby i przechodziła coroczne przeglądy gwarancyjne, ostatni w czerwcu 2020 r. Archiwum zostało ubezpieczone na kwotę 12 mln zł.

W archiwum znajdowało się ok. 20 tysięcy metrów bieżących dokumentów. Archiwum Miasta Krakowa nie ma charakteru archiwum państwowego, a jedynie archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa. Trafiały tam dokumenty w sprawach, które były już zamknięte, prawomocnie zakończone. W archiwum Urzędu Miasta Krakowa przechowywana była dokumentacja archiwalna wszystkich komórek organizacyjnych urzędu (w sumie 40) i zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych (72 jednostki).

Większość zasobu, ok. 65 proc. dokumentów, stanowiły dokumenty kategorii B, czyli przechowywane określony czas, a następnie niszczone. Reszta to zbiory dotyczące najcenniejszej kategorii A (tzw. wieczne) i B50 – przechowywane 50 lat (m.in. sprawy Wydziału Architektury, Skarbu, księgi meldunkowe, akta osobowe).

W zbiorach archiwum znajdowały się Domowe Księgi Meldunkowe (z wpisami do połowy lat 60.), Karty Rejestru Mieszkańców (wydane do 1975 r.) Dokumentacja obejmowała również kartotekę ewidencyjno-dowodową osób, którym wydano dowody w latach 1952-1975 oraz koperty dowodów osobistych osób zmarłych wydanych od roku 1975. Znajdowała się także dokumentacja funkcjonującej w latach 1945-1957 Miejskiej Rady Narodowej Miasta Krakowa, Prezydium Rady Narodowej Krakowa z lat 1954-1975, Rady Narodowej Krakowa z lat 1957-1990 oraz Urzędu Miasta Krakowa od 1974 r. Dokumentacja obejmowała także Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Krakowie z lat 1952-1975, Prezydium Rady Narodowej z czterech dzielnic (Nowa Huta, Podgórze, Krowodrza, Śródmieście) z lat 1954-1975, oraz dokumenty Urzędu Dzielnicowego Nowej Huty, Krowodrzy, Śródmieścia i Podgórza z lat 1975-1990.

Co istotne – w archiwum nie były przechowywane dokumenty spraw bieżących (nie było tam części akt z 2018 r. i w całości z lat 2019–2021), nie było także akt stanu cywilnego (USC ma odrębne archiwum), Powiatowego Zespołu Geodezyjnego i Kartograficznego prowadzonego przez Wydział Geodezji (są w innej lokalizacji), Wydziału Kształtowania Środowiska (są w odrębnym archiwum, tzw. geologicznym), Miejskiego Konserwatora Zabytków, gromadzącego dokumentację historyczno-konserwatorską obiektów i zespołów architektonicznych wpisanych do rejestru zabytków (są w tzw. archiwum podręcznym), nie było również dokumentacji Miejskiego Inżyniera Ruchu, spraw dotyczących przekształcenia użytkowania wieczystego we własność (są w Wydziale Skarbu Miasta) oraz dokumentacji archiwalnej Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego (jest w innym miejscu). Ponadto w wydziałach obsługujących klientów istnieją akta podręczne. Akta tych wydziałów mają odzwierciedlenie w informatycznych systemach oraz w rejestrach państwowych.

Dokumentacja architektoniczna w części dotyczącej pozwoleń na budowę, zgodnie z wymogami prawa budowlanego, była w jednym egzemplarzu przekazywana do PINB i w tym zakresie w całości przetrwała i jest dostępna.

Istnieje spis elektroniczny tematów, które znajdują się w archiwum. Możliwe są więc do odtworzenia w mniejszym lub większym zakresie rejestry prowadzonych spraw, zwłaszcza tych nowszych. Problemem mogą być dokumenty starsze, które nie miały kopii i nie były digitalizowane, ponieważ Urząd Miasta Krakowa nie ma takiego obowiązku. Sporo jednak dokumentów posiadało kopie, ponieważ figurują one w innych instytucjach. Odtworzenie części dokumentów jest także możliwe w ramach wymiany korespondencji z szeregiem instytucji, m.in. z ministerstwami, sądami czy innymi podmiotami.

30 marca 2021 r. Urząd Miasta Krakowa otrzymał ekspertyzę techniczną, dotyczącą sposobów zabezpieczenia i usuwania skutków katastrofy budowlanej wywołanej pożarem. Ekspertyzę wykonali specjaliści z Wydziału Inżynierii Lądowej Politechniki Krakowskiej. Określiła ona również kolejność i sposób wykonywania prac rozbiórkowych hali nr 1 i 2, uwzględniając przy tym ochronę dokumentów, które ocalały z pożaru.

12 kwietnia 2021 r. rozpoczęły się prace rozbiórkowe elementów konstrukcyjnych hali nr 2 archiwum – najbardziej uszkodzonej w wyniku pożaru. Prace zakończyły się w połowie sierpnia. Pozostawiono jedynie fundamenty. Z pożaru ocalał budynek administracyjny oraz korytarze łączące go z halą nr 3.

Od 12 kwietnia do 5 sierpnia 2020 r. trwała akcja wydobywania dokumentów. Na miejscu były one segregowane według możliwości ich ratowania i poddawania procesom zabezpieczającym. Wszystkie czynności wykonywano pod nadzorem ekspertów – archiwistów Archiwum Narodowego i konserwatorów akt. W trakcie akcji ratowniczej wydobyto i zabezpieczono około 877 metrów akt. Z tego około 800 metrów dokumentów zostało zamrożonych, natomiast 77 metrów poddano procesowi suszenia, a dezynfekcję zlecono Bibliotece Jagiellońskiej – proces ten został zakończony, a dokumenty zwrócone do UMK.

18 sierpnia 2021 r. około 28 metrów dokumentacji zamrożonej przekazano do próbnego suszenia przy wykorzystaniu procesu liofilizacji i dezynfekcji poprzez fumigację akt do Uniwersytetu im. Mikołaja Kopernika w Toruniu. 8 listopada kolejna partia akt, tym razem około 50 metrów, została z kolei przekazana do firmy Belfor w celu poddania ich tym samym procesom zabezpieczającym.

W grudniu 2021 r. do Krakowa wróciło około 28 metrów akt z Uniwersytetu im. Mikołaja Kopernika w Toruniu. Są one obecnie przechowywane w tymczasowych magazynach przy ul. Dobrego Pasterza, przechodząc niezbędną kwarantannę po przeprowadzonej dezynfekcji. Rozpoczęły się także prace zmierzające do uporządkowania i zinwentaryzowania osuszonych i zdezynfekowanych akt. Prace będą prowadzone pod nadzorem konserwatorów akt.

Zwrot dokumentów przekazanych firmie Belfor planowany jest na koniec 1 kwartału 2022 r. Wówczas zostanie dokonana analiza stanu zachowania odzyskanych dokumentów pod kątem wyboru metody ratowania pozostałych zamrożonych akt.

Miasto podejmuje działania, aby odbudować zniszczone hale. W pierwszej kolejności nastąpi przywrócenie funkcjonalności budynku administracyjnego i hali nr 3. Działania te prowadzi Zarząd Inwestycji Miejskich. Niezbędna jest tu jednak analiza prokuratury w zakresie przyczyn zaistniałego pożaru, zarówno jeśli chodzi o system przeciwpożarowy, jak i samą konstrukcję poszczególnych obiektów budowlanych.

Urząd Miasta Krakowa oczekuje na wynik prowadzonego przez Prokuraturę Okręgową w Krakowie śledztwa w sprawie przyczyn pożaru. Miasto Kraków występuje w przedmiotowym postępowaniu w charakterze poszkodowanego i w pełnym zakresie współpracuje z organami ścigania. Do dziś Urząd Miasta Krakowa nie otrzymał z prokuratury żadnej informacji, która odnosiłaby się do przyczyn czy też samego przebiegu pożaru. O ewentualnej odpowiedzialności będzie można mówić, gdy będą znane przyczyny wybuchu pożaru.