Będzie lepszy dostęp do miejskich archiwów
W ciągu najbliższych dwóch lat budynek dawnej szkoły przy ul. Na Załęczu zamieni się w nowoczesne archiwum urzędowe. Trafią tam dokumenty, które zgodnie z prawem muszą być przetrzymywane w formie papierowej. Poprawią się też warunki obsługi osób, które chcą zapoznać się z archiwalną dokumentacją.
Trwa przetarg na wykonawcę nowego gmachu Archiwum Miejskiego Urzędu Miasta Krakowa. Jego zadaniem będzie wyremontowanie budynku dawnej szkoły ul. Na Załęczu 2 i zaadaptowanie go na nowe potrzeby. Dodatkowo wykonawca dobuduje 2 hale magazynowe. To w pierwszym etapie, bo docelowo do budynku szkoły zostanie dobudowanych więcej hal. - Rozpoczęcie robót budowlanych planowane jest w 2016 r. Przebudowa budynku istniejącego oraz budowa 2 hal magazynowych planowana jest na lata 2016 – 2017. Realizacja kolejnych 2 hal magazynowych powinna zostać wykonana w latach 2018 – 2022 – informuje Janina Pokrywa, dyrektor Wydziału Inwestycji.
Obecnie Archiwum Urzędu Miasta Krakowa mieści się na ul. Dobrego Pasterza 116, w starym, przystosowanym do tego celu budynku. Na powierzchni ok. 2600 m² przechowywanych jest blisko 17 000 mb akt. Budynek jest w złym stanie, a Miasto corocznie ponosi spore koszty różnego rodzaju remontów. Problemem jest też to, że aktualna lokalizacja nie może być rozbudowana, a akt, które zgodnie z obowiązującym prawem muszą być przechowywane w formie papierowej, jest coraz więcej.
Warto wiedzieć, że Archiwum Urzędu Miasta Krakowa służy nie tylko jako przechowalnia dokumentów. To także miejsce, gdzie można przyjść i zapoznać się z archiwalnymi aktami. Mieszkańcy mogą otrzymać uwierzytelnione dokumenty dotyczące ich zatrudnienia Urzędzie Miasta Krakowa oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych. W archiwum otrzymają informację o swoich zmarłych krewnych, a także dane na temat meldunku, miejsca zamieszkania krewnych, itp. Placówka służy też na przykład pomocą przy załatwianiu spraw związanych z uzyskaniem praw do emerytury.
Przypomnijmy, że w 2014 r. udostępniono lub wypożyczono ponad 3000 dokumentów; wykonano prawie 10 000 kwerend i zaświadczeń. Z zasobu Archiwum bezpośrednio skorzystało prawie 500 osób.
Warto też pamiętać, że mimo postępującej cyfryzacji, zgodnie z prawem większość urzędowej dokumentacji musi być przechowywana w postaci papierowej, a obowiązujące przepisy nie pozwalają na cyfrową archiwizację dokumentacji. Duża część tej dokumentacji to materiały archiwalne nie podlegające zniszczeniu. Góra papierów rośnie z roku na rok, dotyczy to przede wszystkim dokumentacji budowlanej (prawie 1000 mb przyrostu rocznie). Miasto jest więc zobowiązane do stworzenia właściwych warunków do archiwizacji.
Powstanie nowego budynku archiwum umożliwi właściwe przechowywanie posiadanego i nieustannie narastającego zasobu archiwum. Pozwoli również na powstanie nowoczesnego miejsca, w którym będzie można realizować prace związane ze skanowaniem posiadanych dokumentów oraz z ich komfortowym udostępnianiem mieszkańcom.
