Wstępne wnioski po audycie
Przeprowadzenie audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Krakowa oraz zewnętrznego jednostek gminnych i podległych spółek to główne zagadnienie omawiane na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej.
Komisja zwróciła się z wnioskiem o zbiorcze przekazanie dokumentacji z audytów do Prezydenta Miasta Krakowa. W odpowiedzi na wniosek, Sekretarz Miasta Antoni Fryczek przedstawił radnym informację na temat przeprowadzonego audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Krakowa oraz zewnętrznego, dotyczącego jednostek gminnych i podległych spółek.
Aleksander Miszalski Prezydent Miasta Krakowa postawił przed sobą, a w szczególności przed Urzędem Miasta Krakowa, stworzenie bardziej efektywnej i wewnętrznie spójnej struktury gminy jako samorządu terytorialnego rozumianego jako Urząd Miasta Krakowa i miejskie jednostki organizacyjne w strukturę dającą możliwość wydajniejszego i lepszego realizowania zadań. Przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości strukturalnej i zadaniowej gminy oraz optymalizacji finansowej realizowanych zadań. Koniecznym było stworzenie diagnozy stanu zastałego, wykonanie procesu analizy oraz oceny stanu jakości, jak też funkcjonalności struktur wykonawczych w tym aspektów finansowych, organizacyjno-strukturalnych, efektywności oraz oceny strategicznych perspektyw rozwoju miasta. Niezbędnym elementem było również określenie słabych i mocnych stron, szans i zagrożeń.
Stworzono w Urzędzie Miasta Krakowa szereg wewnętrznych i zewnętrznych działań, które pokazały jakie obszary dobrze funkcjonują, a jakie wymagają korekty czy innego podejścia strukturalnego, procesowego. W pierwszym obszarze Urząd zlecił podmiotowi zewnętrznemu Związkowi Miast Polskich wykonanie analizy oceny potencjału Krakowa z uwzględnieniem sytuacji finansowej miasta. Eksperci zrobili ocenę pięciu takich dokumentów, prezentacji które zawierają szczegółową analizę demograficzną, edukacyjną, finansową, gospodarczą oraz ocenę syntetyczną grupy porównawczej i wybranych miast.
Drugi obszar działań oparty był na działaniach wewnętrznych realizowanych w oparciu o narzędzia zewnętrzne. Chodzi o wykorzystanie przez Zespół Audytu narzędzia analitycznego „Barometr Ryzyka Nadużyć w Zamówieniach Publicznych”. Narzędzie powstało w wyniku współpracy Fundacji im. Stefana Batorego i serwisu „Zamówienia 2.0”, który pozwala na samodzielną ocenę ryzyka nadużyć na rynku zamówień publicznych. Przy użyciu tego narzędzia można wypracować i wyselekcjonować grupę zamówień publicznych, które potencjalnie niosą podwyższone ryzyko nieprawidłowości.
W trzecim obszarze zawarto działania własne Urzędu Miasta Krakowa pod nadzorem Prezydenta Miasta Krakowa i kierowników pionu, w koordynacji Dyrektora Magistratu przy wsparciu Zespołu Audytu Wewnętrznego, Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Ewidencji Mienia oraz Wydziału Organizacji i Nadzoru. Przeprowadzono szereg analiz wewnętrznych działań kontrolno-badawczych, konsultacyjnych i doradczych które dotyczyły obszaru: finansowego, finansowo-budżetowego, zamówień publicznych, struktury organizacyjnej zamówień publicznych, badań struktury organizacyjnej Urzędu i miejskich jednostek, wdrożenia polityki równościowej i antymobbingowej, analizy badan ankietowych przeprowadzonych wśród pracowników Urzędu i miejskich jednostkach, analizy „Badania satysfakcji klienta” zewnętrznego, analizy kosztów utrzymania lokalizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa i wybranych miejskich jednostek.
W oparciu o materiały źródłowe został sporządzony „Raport podsumowujący przeprowadzone analizy, czynności doradcze oraz audyty”. Aby dowiedzieć się więcej zajrzyj tutaj. W raporcie można odnaleźć m.in. diagnozy, a także wnioski operacyjne i strategiczne dla miasta.
Zasady i kierunki w oparciu o które zostaną przeprowadzone zmiany w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Krakowa i miejskich jednostek organizacyjnych i określony zakres obowiązków związanych z ich wdrożeniem, zawarte zostały w Poleceniu Służbowym Prezydenta Miasta Krakowa nr 30/2024 z 14 października 2024 r.
