Cyfryzacja kolejnych jednostek organizacyjnych magistratu
332 miejskie jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Krakowa będą korzystać z EZD RP, czyli bezpłatnego systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją. System EZD RP, który stworzyli specjaliści z NASK, działa już w 278 podmiotach podległych magistratowi. Korzystanie z narzędzia przyczynia się do znaczącego usprawnienia działań administracyjnych i optymalizacji kosztów.
EZD RP jest wykorzystywany w instytucjach publicznych – od urzędów centralnych i ministerstw, przez urzędy wojewódzkie i samorządowe, po instytucje kultury, uczelnie i inne jednostki realizujące zadania publiczne. Produkcyjne uruchomienie EZD RP potwierdziło już 2550 jednostek, a około 1400 kolejnych rozpoczęło już proces wdrożeniowy.
Wdrożenie systemu klasy EZD w instytucji publicznej przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją i procesami w organizacji, co ma ogromny wpływ na poprawę jakości obsługi mieszkańców oraz skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedzi i usługi. Jednostki, które korzystają z EZD RP mogą liczyć na szybsze przetwarzanie dokumentów, łatwiejszy dostęp do informacji oraz automatyzację wielu czynności kancelaryjnych i archiwalnych. Wszystko to prowadzi do bardziej racjonalnego wykorzystania czasu pracy i zasobów, które można przeznaczyć na inne zadania.
Wdrożenie systemu w stolicy Małopolski realizowane jest w formule kaskadowej i docelowo obejmie 332 miejskie jednostki organizacyjne. Urząd Miasta Krakowa pełni rolę Partnera Wiodącego – prowadzi ścisłą współpracę z NASK, rozwija kompetencje pracowników oraz koordynuje proces wdrożenia w podległych i nadzorowanych jednostkach.
Skuteczność i użyteczność
EZD RP umożliwia kompleksowe prowadzenie spraw w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym wsparciu dokumentacji papierowej, zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz nowoczesne podejście do zarządzania procesami administracyjnymi. System jest stale rozwijany i dostosowywany do zmian prawnych, takich jak obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych (PURDE i PUH) czy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu miejskie jednostki organizacyjne mogą bezpiecznie i efektywnie funkcjonować w cyfrowym środowisku administracji publicznej.
– Pełna elektronizacja procesów kancelaryjnych oraz poszczególnych grup spraw przekłada się na wymierne korzyści: ograniczenie kosztów materiałów biurowych, archiwizacji, w tym brakowania dokumentacji niearchiwalnej, oraz spedycji korespondencji wychodzącej. EZD RP jest już z sukcesem stosowany w innych miastach i urzędach administracji publicznej w całym kraju, co potwierdza jego skuteczność i użyteczność – mówi Tomasz Karaś, kierownik projektu wdrażania EZD w Gminie Miejskiej Kraków.
Doświadczony zespół
W działania wdrożeniowe zaangażowane są m.in.: Wydział Organizacji i Nadzoru, Centrum Obsługi Informatycznej oraz Wydział Edukacji i Projektów Edukacyjnych. Szczególną rolę w procesie pełni Oddział Zarządzania Dokumentacją i Archiwum Zakładowe, w którego strukturze utworzono Stanowiska ds. Wdrożenia EZD w miejskich jednostkach organizacyjnych. Zespół zapewnia jednostkom miejskim wsparcie merytoryczne i organizacyjne, porządkując procesy kancelaryjne oraz wspierając ich optymalizację w kierunku pełnej cyfryzacji.
EZD PUW w Urzędzie Miasta
Gmina Miejska Kraków od stycznia 2022 r. korzysta z systemu EZD PUW. Stał się on podstawowym narzędziem realizacji wielu procesów kluczowych dla funkcjonowania miasta. Dzięki temu wdrożenie EZD RP – systemu, który jest następcą EZD PUW – ma solidne podstawy, a zdobyte doświadczenia, wypracowane standardy obiegu dokumentów oraz utrwalone nawyki pracy cyfrowej znacząco przyspieszą proces adaptacji do nowego narzędzia.
Kraków korzysta z SaaS EZD RP
Jednostki korzystają z bezpłatnego dostępu do SaaS EZD RP. Jest to usługa chmurowa w modelu Software as a Service, czyli gotowa infrastruktura sprzętowa i programowa. Dzięki środkom z KPO jest ona wciąż rozbudowywana, dzięki czemu skorzysta z niej nawet 300 000 pracowników administracji.
Co istotne, współpraca z NASK oznacza brak kosztów licencyjnych oraz konieczności inwestowania w infrastrukturę techniczną przez Gminę Miejską Kraków. System i środowisko chmurowe są utrzymywane oraz rozwijane przez NASK, co gwarantuje stabilność, bezpieczeństwo i zgodność z aktualnymi regulacjami prawnymi.
Transformacja zarządzania dokumentacją
Uruchomienie produkcyjne EZD RP w jednostkach objętych wsparciem NASK planowane jest do czerwca 2026 r. W pierwszym etapie wdrażane są funkcje związane z obsługą korespondencji – integracja z ePUAP-em i e-Doręczeniami oraz rejestracja korespondencji tradycyjnej i e-mail. Kolejne etapy obejmą dalszą elektronizację procesów kancelaryjnych oraz sukcesywny rozwój usług elektronicznych dla mieszkańców świadczonych przez miejskie jednostki organizacyjne.
